手続きマニュアルｖｏｌ．２

CONTENTS

注：目次の横の数字は冊子版手続きマニュアルでのページ数です。

はじめに	１
今回の手続きの流れ	２
書類以外の手続きの流れ	３
問い合わせフォームの使い方	４
パンフレット原稿登録	５
取扱食品調査	６
控室使用申請	７
資材貸出申請	７
本部後援企画申請	８
環境配慮型企画申請	８
容器使用事前調査	９
新館前ステージ企画詳細報告	１０
現物援助申請	１０
各種統計情報	１１

はじめに

　今回の企画代表者会議より、各種手続きが本格的に始まります。以下の点に注意して手続きを進めてください。

　本冊子は、第二回企画代表者会議の後に行う各種手続きについて、登録画面を掲載しながら、説明したものです。主に初心者を対象としていますが、手続きの際の注意事項等も書かれていますので、必ずお読みください。

警告事項

・メールと委員会ホームページは必ずチェックしてください。今期の駒場祭委員会は主たる連絡手段をメール（問い合わせフォーム）とします。
・委員会への問い合わせは、問い合わせフォームから行ってください。メールや口頭での問い合わせは、記録が残らなかったり、担当委員まで連絡が通じなかったりする場合があるので、必ず問い合わせフォームを使用してください。
・今後、情報棟閉館を理由にした申請の遅れは一切認めません。
・キャンパスプラザ開館中は、大抵、委員会室も開室していますが、９月２３日〜２５日は委員会内業務のため、委員会室は閉室しているので、注意してください。
・本冊子とAlmightyの間に記述の相違がある場合は、Almightyの記述を優先します。

注意事項

・登録情報（企画名や電話番号やメールアドレス）に変更が生じた場合は、Web上で直ちに変更してください。
・NTT Docomoのi-mode等でドメイン指定機能を利用している場合は、「a103.net」を許可してください。
・委員会室から企画の方へ電話をした場合、委員会の電話が東京大学内線電話であるため、電話番号が「０３−５４５４−６１１１」、「０３−５４６５−７１１１」、「０３−５４５４−６００９」のいずれかでかかってきます。これらは東京大学の電話交換用番号であるので、掛けなおしても繋がりません。これらの電話番号から電話がかかった場合は、委員会が電話をかけた可能性が大きいので、連絡する場合は、「０３−５４５４−４３４９」に折り返してください。
・委員会のホームページはInternet Explorer 6を基にNetscape・Mozilla・Opera等でも表示されることを確認していますが、Netscape4.7（情報棟Windows端末）等では表示が乱れることがあります。ご了承ください。また、ブラウザの設定については、手続きマニュアルvol1をご覧ください。
・締め切りの設定されている手続きは、大抵、締め切り後もしばらくの間は手続きを行いますが、駒場祭委員会内での処理は、期間内に行われた手続きを優先しますのでご注意ください。最悪、企画登録ができなくなる可能性もありますので、締め切りには十分注意してください。
・ユーザー登録の際に発行されたパスワードの管理は、各個人で慎重に行ってください。パスワード漏洩による如何なる不利益も駒場祭委員会は責任を負いません。
・虚偽の申請を行わないでください。虚偽の申請があった場合、企画抹消となることもあります。
・Webシステムにおいて、不具合を見つけた場合は、直ちに詳細な報告を駒場祭委員会に報告してください。
・本冊子で紹介している画面はあくまで例です。システムの改良などにより、予告なく変更する場合があります。

今回の手続きの流れ

　今回の企画代後に行われる各種手続きについて解説します。
なお、受付開始は、９月６日９時を予定しています。

１．９月７日締切手続き一覧

　今回の手続きは、主に以下の通りです。
パンフレット原稿登録（[屋外で食品を扱う企画]以外の全ての企画）
上のもの、Web上で手続きを行い、９月７日２４時、締切です。

２．９月１２日締切手続き一覧

本部後援企画申請（本部後援企画への認定を申請する企画）
※パンフレット入稿（取材）の日程の関係で、他の書類より、締め切りが早くなっています。

３．９月１９日締切手続き一覧

取扱食品調査（飲食物を取り扱う全ての企画：喫茶店含む）
控室使用申請（控室使用を希望する企画）
資材貸出申請（机や椅子の貸し出しを希望する企画）
環境配慮型企画申請（環境配慮を実践している企画）
容器使用事前調査（容器を使用する全ての企画）
新館前ステージ企画詳細報告（全新館前ステージ企画）
現物援助申請（無収入企画で、現物援助を希望する企画）
以上、全てWeb上で手続きを行い、９月１９日２４時（進振第一段階発表日）締切です。
現金援助申請（営業収入を得ない企画で、現金援助を希望する企画）
上のもの、Web上で手続きを行い、９月１９日キャンプラ閉館時、締切です。

※登録は、締め切り厳守としてください。また、インターネットにおいては、タイムラグ等で数十秒の誤差が生じることもありますので、締め切り直前の、駆け込み登録は、やめてください。
※毎回、締切日前になりますと、問い合わせの件数が急激に増えます。よって、委員の返答が遅れることがあります。重要な事項は、早めに、委員会まで問い合わせをすることをお願いいたします。

書類以外の手続きの流れ

　前ページに説明した書類に関しては、５ページ以降で説明します。このページではそれ以外の手続きについて説明します。

１．学生証確認

　学生証確認は、全ての企画の、責任者と副責任者両方が行う必要があります。
　期限は、本日の第２回企画代表者会議を予定していますが、特別の事情がある場合は後日でも構いません。ただし、一定の時期に期限を設け、それまでに、学生証確認を行えない企画には、企画中止を含めた措置をとる予定です。

２．責任者（副責任者）の変更

　責任者（副責任者）の変更は以下のような手続きで行ってください。
１． 事前に、新責任者（新副責任者）が「ユーザー登録」及び「ログイン操作」を行ってください。
２． 委員会室に、旧責任者（旧副責任者）と新責任者（新副責任者）の両方が、同時に、学生証持参でお越しください。
３． 新責任者（新副責任者）の学生証確認もその際に行いますので、学生証確認を改めてする必要はありません。
　また、自宅にパソコンがなかったり、情報処理棟が閉館している場合でも、委員会室でユーザー登録等を行うことができます。責任者（副責任者）の変更について、不明な点があれば、問い合わせフォームからお問い合わせください。

３．企画中止

　企画を中止する場合は、責任者の方が、委員会室まで学生証持参でお越しください。一度、企画中止しますと、復活させることはできず、遅れ登録扱いとなり、再度全ての手続きをする必要がありますので、ご注意ください。

４．パスワード忘れ（パスワード再発行）

　委員会室まで、学生証持参でお越しください。委員が再発行の手続きをします。
　今後、システムの改良により、インターネット上より、再発行手続きを行えるようにする予定です。

５．企画場所（企画時間）の変更

　第２回企画代表者会議で企画場所と企画時間が決定しました。今後、企画場所や企画時間を変更するには、以下の手続きが必要になります。ただし、現在ある空き教室は控え室等として使用する予定のため、空き教室への移動申請は原則として認められません。
●屋外企画の場合
　場所を交換する企画同士で合意ができ、その合意を示す何らかの明確なものを委員会室に持参する事。
●屋内企画の場合
　移動希望先教室にある全ての企画と合意ができ、その合意を示す何らかの明確なものを委員会室に持参する事。
●時間割企画の場合
　その教室を使用している全ての企画と合意ができ、その合意を示す何らかの明確なものを委員会室に持参する事。
合意を示す文書は、以下の通りとします。
・ その企画の責任者（場合によっては副責任者）の捺印又は署名のある合意文書

問い合わせフォームの使い方

　委員会への一般的な問い合わせ方法である、問い合わせフォームについて説明します。

１．メニュー画面を表示させます

　まず、ログイン画面（左図）を表示させます。アカウントとパスワードを入力すると、メニュー画面（右図）が表示されます。
　メニュー画面のメッセージ一覧に、今まで委員会等とやりとりした履歴の一覧が表示されます。メッセージ一覧の題名部分をクリックすることで、そのメッセージを読むことができ、そのメッセージに返信をすることもできます。また、「委員会への問い合わせ<新規問い合わせ>」をクリックすることで、委員会へ問い合わせることができます。

２．委員会へ問い合わせてみる

　先ほどのメニュー画面から「新規問い合わせ」をクリックすると、右のような画面が出てきます。ここから問い合わせることができます。
　原則として、１つの問い合わせには、１個の内容を書いてください。２つ以上の問い合わせを書かれますと、委員会の事務処理上、返信が非常に遅れたり、片方の問い合わせしか返信できなかったりする場合があります。

　問い合わせの題名は、「食品として餅の使用可能性について。」など、題名だけで問い合わせ内容が想像できるように、簡潔にわかりやすく書いてください。
　本文は、質問する事項を具体的にわかりやすく書いて下さい。抽象的な内容だと、曖昧な返答しかできません。また、HTMLタグは使わないようにしてください。
　送信ボタンは連打しないでください。連打すると、複数のメッセージが送信されることになります。
　宛先は初期設定で「kfc」になっています。駒場祭委員会宛に送信する場合は、変更しないでください。この欄に、相手のアカウントを入力すると、その相手にメッセージを送信することもできます。

返信にかかる時間は・・・

パンフレット原稿登録

　パンフレット原稿は「食品を取り扱う屋外企画」以外の企画が提出することができます。つまり、屋内の全企画や、屋外でも模擬店をやっていない企画などです。 パンフレット原稿登録は９月７日が締切です。それ以降になりますと、編集の都合上、パンフレットに掲載されない場合が出てきます。また、締切日以降に、内容を変更される場合は、問い合わせフォームからお願いいたします。

パンフレット原稿登録の入力の仕方

　ログイン後のメニュー画面で「パンフレット原稿登録」を選択します。（メニュー画面に関しては４ページをご覧ください。）選択すると、以下のような画面が表示されます。（画面内の文字は記入例です。）
　各項目の入力の際の注意事項について、以下に解説します。

（１）原稿サイズ
　優先掲載（通常サイズ以外の原稿掲載）は画像データを含む場合のみ適用します。よって通常サイズ以外の原稿サイズを選ぶ場合は、画像データを（３）で指定する必要があります。

（２）原稿
　全角１４０字以内で入力してください。
また、編集・入稿の際にMacintoshを使用する可能性がありますので、丸文字やローマ数字などの機種依存文字は使用しないようにしてください。どうしても使用したい場合は（４）の特記事項に書いてください。

（３）添付ファイル
　画像は「TIFF又はEPS形式、グレースケール、解像度350dpi」を推奨します。それ以外のファイル形式（例えばjpeg,tiff,gif,eps,bmp）でも受け付けますが、できる限り高解像度なものにしてください。また、写真などのアナログデータで入稿したい場合は、直接委員会室までお持ちください。

（４）レイアウト
　この文字を強調したいとか、ここにローマ数字を入れたいなどのレイアウトについて、意見があれば記入してください。できうる限り対処します。ただし、フォントの指定に関しては、特定のフォントしか使えないため、ご要望にお答えできない場合があります。

取扱食品調査

　喫茶店を含む、飲食物を取り扱う全ての企画は、この書類を提出する必要があります。
　この書類の提出がない場合、当日の食品の取り扱いは認められません。
　メニュー画面から、「取扱扱食品調査」を選択すると、以下のような画面が現れます。

取扱食品調査の入力での注意事項

●調理責任者
　調理責任者は、責任者や副責任者と重複しても構いませんが、企画で取り扱う食品を統括して管理し、常に状況を把握できる人でお願いします。また、電話番号は、できる限り携帯電話番号で書いて下さい。
●主品目
　よく使われる食品をリスト形式（焼き鳥･焼そば･たこ焼き･鯛焼き･今川焼き･お好み焼き･おでん･豚汁･お汁粉･ケーキ･ジャガバター･クレープ･中華まん･フランクフルト･主品目取り扱い無し）にしていますので、該当するものがあれば、選択してください。該当がなければ、「その他」を選択して、品目を記入欄に記入してください。
●予定販売価格と予定販売個数
　まだ、詳細は決まってないと思いますので、予定で結構です。食品販売状況の参考にします。
●主品目調理方法について
　主品目の調理方法を書いて下さい。珍しい食品ほど、より具体的に調理方法を記述してください。また、事前の調理（下ごしらえ）と、当日の調理を分けてお書きください。

●飲料の種類
　「ソフトドリンクのみ」「酒１種類のみ」を扱うのに特に制限はありません。ただし、「酒＋ソフトドリンク」「酒複数種」を扱う場合は、主品目を取り扱わない（飲料だけの販売である）必要があります。
●飲料の販売
　「紙コップに移して販売」か「缶入りのまま販売」のどちらかを選択して、予定販売価格も記入してください。
●飲料の詳細
　何をどのくらい買うのかを記入してください。飲料を自分で作る場合は、作る方法を詳しく書いて下さい。
●食材仕入先
仕入先の欄は、９月１９日までに入力する必要はありません。この欄に関しては、１０月中旬に記入の締め切りを設けますが、変更があった場合は、駒場祭直前まで変更可能です。

控室使用申請

　企画場所以外に、講師などのために、控室の使用を希望する場合は申請をしてください。
　提出がない場合、当然ながら、控室は割り振られません。

控室使用申請の入力での注意事項

●控室希望場所
　控室の希望場所を（１号館･５号館･７号館･１１号館･１２号館･１３号館･学生会館･キャンパスプラザ･同窓会館和館）から選んでください。
●希望時間
　希望時間を２２日９時〜２４日１９時までの間を、３０分単位で必要最低限度の時間帯を指定してください。
●希望理由
　控室を希望する理由を、できる限り詳しく記入してください。希望理由は査定の際に考慮されます。

※ 控室を２つ以上希望する場合は、問い合わせフォームでお問い合わせください。追って連絡します。
※ 現在、教室が不足している状況で、申請どおりに控室が取れるとは限りませんので、ご注意ください。
※ 時間帯の重複の関係で、希望場所から離れた場所になることもありますが、ご了承ください。

資材貸出申請

　委員会から、机や椅子の貸出を希望する場合は申請をしてください。
　提出がない場合、当然ながら、資材は割り振られません。

資材貸出申請の入力での注意事項

●使用希望数
　机と椅子の最低限必要な数を記入してください。屋外企画には、椅子５脚・机２脚を貸出上限とします。ただし、それでも、例年、２倍程度の希望が殺到するため、希望通りに割り振ることができません。その際はご容赦ください。
　また、委員会以外からの資材調達方法（業者の有料レンタル利用）については、後日の企画代表者会議で説明いたします。
●使用目的・使用方法
　できるだけ詳しく記入してください。記入された事項は、査定の際に考慮して、貸出数に影響することもあります。
●意見・要望
　その企画で特筆すべき点があれば、また、委員会の資材貸出について意見がある場合は、記入してください。

※ 借りる資材の分量に応じて(椅子:０.５単位、机：１単位）、運営委員を負担していただくことになります。
※ 暗幕・譜面台・マイクの貸出申請は、次回の企画代表者会議になります。
※ 椅子は、通常の折りたたみイス、机は、学生会館等にある、180cm×45cmの折りたたみ机です。

本部後援企画申請

　本部後援企画（詳細はAlmighty参照）の認定を希望する企画は、この書類を提出する必要があります。
　提出があった企画から、選定作業を行い、本部後援企画を決定します。

本部後援企画申請の入力での注意事項

●希望優先広報
　「パンフレット掲載」「事前の取材」「当日の取材」の中で、希望する優先広報に全てチェックをつけてください。パンフレット掲載は、通常の掲載とは別に、特集ページでの掲載をします。事前と当日の取材は、委員会のホームページにて公開します。
●著作権について
　取材内容をホームページで公開したりする都合上、著作権が問題となってきます。著作権については、本部後援企画認定後に、再度調査するので、現時点でわかる範囲内でお書きください。
●企画内容の紹介
　自分の企画が本部後援企画としてふさわしいと思う点（どのくらい人気があるか、どこが特徴的かなど）をより具体的に挙げてください。一応の目安として、２００字程度を記入してください。それより多い分は、構いません。ここでの記入内容を書類により一時審査の対象としますので、丁寧にお書きください。

※ 本部後援企画の締切は、他の書類と違って、９月１２日となります。締切を間違えないよう、気をつけてください。

環境配慮型企画申請

　環境配慮型企画（ｅ-企画）への認定を希望する企画は、この書類を提出する必要があります。
　提出があった場合から選定作業を行い、環境配慮型企画を決定します。

環境配慮型企画申請の入力での注意事項

●環境対策の種類
　実施する環境対策に合致するものを（ゴミ減量･リサイクル用品活用･省エネルギー･下水対策･その他）から選択してください。
●環境に配慮する方法
　実行しようとしている環境対策を一言でわかりやすく説明してください。
●環境配慮の工夫点
　具体的に、どのような環境対策をしているのかをお書きください。この記入欄を基に、環境配慮型企画を選定するため、できるだけ、具体的に説明してください。

※ 環境配慮実践企画は、駒場祭の企画の中でも、特に環境に配慮している企画を、委員会としてサポートしていく制度です。パンフレット特集ページ掲載や、ゴミ集積場での特別対応等を予定しています。詳しくは、Almightyを参照してください。

容器使用事前調査

　容器の使用を考えている全ての企画は、この書類を提出してください。この書類を提出したからといって、容器を購入することを強制することもありませんし、書類を提出していないからといって、容器を購入できないこともありません。これは、多数の容器から必要な種類と数を見積もるための調査です。

容器使用事前調査の入力での注意事項

●容器個数
　企画で購入を予定しているものを、５０個（１〆）単位で記入してください。つまり、５０個必要な場合は、「1」、１００個必要な場合は、「2」と記入してください。
半角数字以外を入力しても無効です。

●企画内容
　委員会での容器一括購入の際の参考にしますので、面倒でも、企画で何を作り、何に容器をどのくらい使うのかを記入してください。

※ 容器の一覧写真が右です。この写真は、「容器使用事前登録」の登録画面からも見ることができます。また、実物は委員会室にて保管してありますので、実際の大きさを見てみたい方は委員会室までお越しください。
※ この登録は、実際の容器購入ではありません。実際の容器購入は、第三回企画代表者会議後に申請していただきます。
※ 希望の容器がない場合は、企画内容欄にでも、その旨を書いておいてください。

新館前ステージ企画詳細報告

　新館前ステージを使用する全ての企画は、この書類を提出する必要があります。
　提出がない場合、機材等が準備できない場合がありますので、忘れないで登録してください。

新館前ステージ企画詳細報告の入力での注意事項

●パフォーマンスの内容
　ステージの上に乗る人数や、パフォーマンスの内容をできるだけ詳しく記入してください。
●パフォーマンスの際に使用する機材
　パフォーマンスに使用する機材を、できるだけ詳しく記入してください。
●音について
　マイクの種類と用途、本数を入力してください。
　また、ＢＧＭでＣＤやＭＤを流す場合は、必ず「希望する」にチェックをしてください。

現物援助申請

　現物援助申請を希望する企画は、この書類を提出する必要があります。ただし、対象となる企画は、無収入の企画に限られます。提出がない場合、当然ながら現物援助は行われません。

現物援助申請の入力での注意事項

●必要な数量
　必要な量を（場合によっては色も）選択してください。また、援助の点数が３０点以下になるようにしてください。
●Ｂ４白色再生紙
　普通のＢ４の紙です。５００枚で６点となります。
●Ｂ４上質紙中厚・特厚各色
　（橙･桃･クリーム･黄･浅黄･鶯･萌葱･水･青･藤）の各色の中から選択することになります。中厚は、普通の紙と同じくらい、特厚はAlmightyの表紙くらいの厚さとなります。各色、中厚で２５０枚７点、特厚で２５０枚１１点となります。サンプルは委員会室にあるので、ご覧になりたい方は、お越しください。
●８色マジックセット
　市販の物と同等です。１セットで１０点となります。
●マジック各色
　赤、青、緑、黒の各色が選択できます。１色１本当り２点となります。

各種統計情報

ログイントップ１０（9/5現在）

委員ログイントップ１０（9/5現在）

企画内訳

ホームページアクセス状況（８月分）

うめっきぃの独り言

　「今日」は、既に９月５日。死亡先、もとい、志望先の変更希望を提出する最後の期限日だ。だが、まだ、どこの学部へ行くかさえ決めてない。点数は、７０後半。選り好みしなければ、どこかにはいける点数だ。だが、如何せん、どこに行くかを決めてない。どうしよう。私の人生はこんないきあたりばったりでいいのだろうか。私は、もう、駒場３年目だ。そろそろ駒場を脱出したい。そういえば、去年もシステム作ってた気がするぞ。そろそろ、後輩に託して、老人となってしまいたいものだ。それにしても、この冊子を作り始めて１２時間程度でできたのは奇跡に近いかもしれない。しかし、これからまだ個別確認表もプリントアウトしないといけない。こんなことしてるから、いつまでたっても、駒場生なのかぁ････ 　ところで、前回の各種挿絵に使用したキャラクター（通称：モナー）は、私は気に入っている。嫌だという人もいるが、それは、○chとかで負のイメージが強く焼きついてあるからであろう。純粋にみると、なかなかかわいいと思う。今回のキャラクターは、とある駒場祭委員会委員が作成したキャラクターだ。前回に引き続き、著作権問題はクリアしている。（笑）当人は、駒場祭のメインキャラクターにしたいつもりらしい。どうでしょうか？

２００２年９月５日発行
第二回企画代表者会議

53rd Komaba Festival Committee @ Tokyo-University